起業当初は常に忙しく、何もかもが新しい。契約書一つでも初めて作るものばかりで、せっかく作ってもどこに置いたのか分からなくなるものです。次第に会社の規模が大きくなるにつれて、何となく必要だった契約書は必要不可欠なものになり、その管理が問われるフェーズに入る。業種業態によって異なりますが、自社の中でいくと雇用契約書や秘密保持契約(通称:NDA)や交通費申請書、立替経費精算書などなど・・・。社外との中だと、取引契約書、業務提携契約書、請負契約書などなど・・・。意外と色々と出てくるものです。オフィスや店舗の賃貸契約などであれば不動産会社が契約書などを準備してくれますが、自社の契約書は自社で準備する必要があります。



一般的に成熟した企業では、これらの契約書などは雛形が存在し、契約までのフローが確立されており、また契約書の管理方法も明確に示されているものである。また、規模が大きくなればなるほど、それらの管理を専門とする仕事をする人材も揃っているのが言わば中小企業、ないし大企業というところです。しかし、起業して間もない、小さな会社にいきなり契約書の作成や管理をする人を採用することができるでしょうか?答えは、即答ですよね。はい、できません。小さな会社の運営において重要なのは、売上を出すことが第一ですが、いかに支出を抑えるかというのがスモールビジネスを成功させる上で大事なことになります。例えば、バックオフィスもフロントオフィスも初期は社長も含め少数でマルチタスクで挑むものです。例えば、企画を立案したら営業に向かい、契約が取れたら契約書を作成して、締結、納品後には請求書を発行して、経理作業。アルバイトやインターンの採用面接も隙間時間に自らがこなす。そうして、小さな会社は回っていくものです。しかし、これにも限度があります。限度を超えてしまうと、自身も仲間も苦しくなる一方で持続性がありません。



適切なタイミングで人を入れることも成長戦略には欠かせません。しかし、むやみやたらに人を増やすことで毎月の固定費を圧迫させるのは会社を短命に終わらせてしまう源です。バランスという言葉が一番適切なのですが、実際には曖昧で分かりにくいものであるのも事実です。会社経営というのは、人と同じで法人も十法人十色、数字ばかりを追って人が見えてなければ事業は成立しません。反対に、数字を一切見ない訳にもいかない。では、どうするのか。今、時代は全ての物事がデジタルで完結する時代へと移行しています。日常生活では、現金よりカード、カードよりQUICPayやPayPayなどスマホ一台で完結することが増えたのではないでしょうか。今時、地方の出張に行っても現金いらずなことに驚きを隠せない人も少なくないのではないでしょうか。ビジネスの世界でも同じような変化が起きています。ファックスからメールへ、社内コミュニケーションとしてのチャットアプリ。経理管理、名刺管理はクラウド化されております。契約書の管理も同じです。電子署名が導入され、ペーパーレスが新たな常識へと変化しております。



クラウドサービスで解決!月のコストは一人人員を入れることと比較すれば1/10以下に収まります。便利なツールを活用し、コストを抑えながら別のコストカットを進めていくことも経営をする上で重要なポイントなのではないでしょうか。